(Hvordan vi sikrer at innholdet i dokumentene stemmer og brukes)
Hva handler dette om?
Når vi har laget beskrivelser og rutiner, må vi vite om:
- Det som står der faktisk stemmer
- Det blir fulgt i praksis
- Det fortsatt gjelder, eller er utdatert
📌 Dette handler ikke om perfeksjon – men om å sørge for at dokumentet faktisk fungerer.
Når vet vi at et dokument er riktig?
| Tegn | Hva det betyr |
|---|---|
| Innholdet stemmer med hvordan vi jobber | Dokumentet beskriver virkeligheten |
| Folk bruker det | Det er kjent og nyttig |
| Det blir fulgt opp | Det brukes i opplæring, møter eller kontroll |
| Det er oppdatert | Det er revidert og godkjent nylig |
| Det gir mening | Det hjelper oss å gjøre jobben, ikke forvirre oss |
Hva vi kan gjøre for å sikre dette
- Gå gjennom dokumentet sammen med de som faktisk bruker det
- Se etter forskjeller mellom det som står og det som skjer
- Spør: “Fungerer dette fortsatt?” og “Hva er uklart?”
- Sett et tidspunkt for neste gjennomgang
Eksempel: Enkel kontroll av et dokument
- Er det noen som bruker det?
- Har noe endret seg siden det ble skrevet?
- Får vi spørsmål som tyder på at det er uklart?
- Er versjon, dato og ansvarlig på plass?
Din oppgave
👉 Velg ett dokument og svar:
1. Stemmer innholdet med hvordan dere jobber i dag?
✍️ _________________________________________
2. Er det noen som faktisk bruker dokumentet?
✍️ _________________________________________
3. Når ble det sist oppdatert eller gjennomgått?
✍️ _________________________________________
4. Bør det endres, forenkles eller fjernes?
✍️ _________________________________________
Tips
- Det viktigste er ikke at det ser pent ut – men at det fungerer
- Det er bedre å slette gamle dokumenter enn å beholde utdaterte
- Involver de som bruker dokumentene – de vet hva som er riktig
🎯 Neste steg: Når vi vet hva som gjelder og hva som fungerer, er vi klare til å bygge videre – og etter hvert jobbe med forbedring.