(Hvordan vi lager enkle og nyttige beskrivelser av arbeidsmåter)
Hva handler dette om?
Når vi har bestemt hva som bør beskrives, må vi lage noe som faktisk blir brukt.
Dette handler om å skrive så enkelt og tydelig at:
- Alle skjønner hva de skal gjøre
- Det er lett å bruke det i hverdagen
- Det ikke blir “hyllestøv”
Hva kjennetegner en god beskrivelse?
En god beskrivelse:
- Forteller hva som skal gjøres
- Forklarer hvordan det skal gjøres
- Er enkel, tydelig og kort
- Bruker ord folk faktisk forstår
📌 En god beskrivelse skal gjøre det lettere å gjøre jobben – ikke vanskeligere.
Eksempel 1: Enkel rutinebeskrivelse
Tittel: Rutine for oppstart av nytt prosjekt
Mål: Sørge for at alle prosjekter starter på samme måte
- Kundeansvarlig registrerer ny kunde i systemet
- Prosjektleder lager prosjektskall og sjekkliste
- Avklaringsmøte gjennomføres med kunde
- Dokumentasjon lagres i prosjektmappe
Eksempel 2: Mini-mal
Navn: Levering av varer
Hensikt: Sikre at alt leveres riktig og i tide
Ansvarlig: Lagerleder
Fremgangsmåte:
- Pakk varer med tilhørende følgeseddel
- Dobbeltsjekk adresse og tidspunkt
- Merking skal være tydelig
- Legg kopi i ordremappe
Din oppgave
👉 Velg én aktivitet dere vil beskrive – og skriv en enkel rutine:
Navn på aktivitet:
✍️ ____________________________________
Hva er målet med denne beskrivelsen?
✍️ ____________________________________
Hvem har ansvar?
✍️ ____________________________________
Hvordan gjøres det?
- ✍️ ______________________________
- ✍️ ______________________________
- ✍️ ______________________________
Tips
- Bruk punkter og overskrifter – ikke lange forklaringer
- Skriv slik du ville forklart det muntlig
- La noen teste beskrivelsen – skjønner de hva de skal gjøre?
👉 Neste del: Hvordan vi bruker dokumentene våre
Vi ser på hvordan beskrivelser og rutiner faktisk blir brukt – ikke bare lagret.