(Hva vi bør forklare skriftlig – og hvorfor det er nyttig)
Hva handler dette om?
Vi gjør mange ting i virksomheten vår – men ikke alt trenger å skrives ned.
Dette kapittelet hjelper deg å finne ut hva som faktisk bør dokumenteres.
Vi spør:
- Hva er det viktig at alle gjør likt?
- Hva glemmer vi ofte?
- Hva bør være klart hvis noen nye starter?
📌 Det vi skriver ned, skal gjøre det lettere å jobbe riktig – ikke bare for å fylle mapper.
Hva bør vi forklare skriftlig?
| Tema | Eksempler |
|---|---|
| Daglige rutiner | Hvordan vi tar imot en kunde, hvordan vi pakker en ordre, hvordan vi registrerer timer |
| Kritiske aktiviteter | Sikkerhet på arbeidsplassen, varsling av avvik, håndtering av personopplysninger |
| Samarbeid og ansvar | Hvem gjør hva, og hva skjer hvis noen er borte? |
| Dokumentasjon og kvalitet | Hvordan vi sikrer at ting blir gjort riktig, og hvordan vi vet at vi har gjort det |
Når bør noe beskrives?
Du bør vurdere å dokumentere noe når:
- Det er noe vi gjør ofte
- Det er noe som må gjøres likt hver gang
- Det er noe som har gått galt før
- Det er noe nytt, krevende eller viktig
- Det er noe vi vil at andre skal kunne overta
Eksempler på hva som ofte bør beskrives
- Hvordan vi registrerer nye kunder
- Hvordan vi håndterer en avviksmelding
- Hvordan vi sjekker at leveranser er klare
- Hvordan vi gir opplæring til nye ansatte
- Hvordan vi oppdaterer dokumenter
Din oppgave
👉 Lag en enkel oversikt over hva som bør være dokumentert i deres virksomhet:
| Tema / aktivitet | Hvorfor bør det beskrives? |
|---|---|
| … | … |
| … | … |
| … | … |
💬 Tenk: Hva er det viktigste nye ansatte må vite? Hva glemmer vi oftest? Hva gjør vi forskjellig?
Tips
- Ikke skriv ned alt – bare det som skaper trygghet og forutsigbarhet
- Start med de viktigste tingene – du kan bygge videre senere
- Bruk dette som grunnlag for neste steg: Hvordan vi beskriver det vi gjør