(Hvordan vi møter kunder, myndigheter eller revisorer – uten stress)
Hva handler dette om?
Av og til kommer det noen utenfra for å kontrollere at vi gjør som vi sier.
Det kan være:
- En kunde som vil forsikre seg om kvaliteten
- En offentlig etat som gjennomfører tilsyn
- En revisor som ser på styringssystemet vårt
Dette er helt normalt – og ofte en god mulighet til å lære og forbedre.
Hva kan skje – og hvorfor?
| Type kontroll | Hvem kommer? | Hvorfor skjer det? |
|---|---|---|
| Kunderevisjon | Kunder eller samarbeidspartnere | De vil sikre at vi følger krav i avtalen |
| Tilsyn | Myndigheter som Arbeidstilsynet, Skatteetaten, Mattilsynet | De følger opp lover og regler |
| Sertifiseringsrevisjon | Ekstern revisor (ISO, HMS, miljø) | Hvis vi vil bli sertifisert |
Hva bør vi gjøre når noen skal kontrollere oss?
- Vær åpen og ærlig – ingen forventer at alt er perfekt
- Vis hvordan dere jobber – vis heller virkelighet enn fine ord
- Vis frem dokumentasjonen – men bare det som er relevant
- Ta imot tilbakemeldinger – det er en gave, ikke kritikk
Eksempel: Hva vi kan vise frem
| Tema | Eksempel på dokumentasjon |
|---|---|
| Hvordan vi jobber | Rutiner, beskrivelser, skjemaer |
| Oppfølging | Avvik, forbedringer, møteinnhold |
| Ledelse og ansvar | Oversikt over roller og eierskap |
| Kontroll og oppdatering | Versjonslogg, sjekklister, gjennomgangsnotater |
Din oppgave
👉 Skriv en enkel plan for hvordan dere forbereder dere til kontroll:
1. Hvem har ansvar for å samle dokumentasjon?
✍️ _________________________________________
2. Hva vil dere vise frem?
✍️ _________________________________________
3. Hvordan sørger dere for at kontrollen blir nyttig for dere også?
✍️ _________________________________________
Tips
- Ikke gjør dere bedre enn dere er – vis det dere faktisk gjør
- Øv gjerne på å fortelle “hvordan vi jobber” før en revisjon
- Etterpå: Bruk tilbakemeldingene til å bli enda bedre
👉 Neste steg: Nå har dere et system som faktisk brukes – og dere har verktøy for å følge det opp, både internt og eksternt.